Strategi Pengadaan dan SCM

Pada SCM pengadaan berada pada bagian hulu, atau bisa dikatakan sebagai rantai pertama. Bagaimana strategi pengadaan berpengaruh pada SCM adalah hal yang perlu kita analisa. Pada dasarnya pengadaan bertanggungjawab untuk memastikan raw material / parts yang dibutuhkan tiba tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat kualitas dengan tetap memperhatikan nilai ekonomis. Untuk dapat mengetahui ekonomis atau tidak maka lihat pengaruh harga raw mats pada output proses. Trade off yang selalu terjadi pada proses pengadaan adalah antara harga vs quantity. Selalu.  Oleh karena itu bagaimana mendapatkan harga terbaik untuk mendukung operasi berjalan tanpa gangguan adalah pekerjaan yang tidak sederhana. Bukan sekedar jago nego, jago nawar seperti nawar di pasar. Setiap pelaku pengadaan harus mengerti keadaan pasar komoditas yang akan dibelanjakan (present & future). Ini adalah informasi wajib yang digunakan sebagai dasar negosiasi.  Ingat juga bahwa membangun relasi dengan vendor merupakan hal yang tidak boleh diremehkan. 

Berikut adalah beberapa strategi pengadaan yang saya peroleh dari mbah gugle.

1. Spend analysis
2. Collaborative procurement
3. Procurement strategy and plan
4. Category Management
5. Supplier Relationship Management
6. Supply/Value Chain Analysis
7. Competition
8. e-Procurement
9. Standard Terms and Conditions of Contract
10. Framework agreements
11. Preferred supplier lists
12. Sustainable procurement

Saran saya jangan terjebak pada teori strategi pengadaan, prosesnya sangat tergantung dimana dan untuk siapa kita melakukan pengadaan.  Jadilah kreatif. Kemudian aktif jalin komunikasi dengan bagian costing untuk memastikan apakah harga yang ditawarkan masih masuk dalam biaya operasi. Sebaiknya sebelum proses pengadaan dimulai, sudah dihitung harga maksimal yang akan menjadi patokan untuk deal dengan vendor. Sekedar tambahan proses pengadaan bagi bisnis swasta akan sangat berbeda dibandingkan dengan proses pada instansi yang bersinggungan dengan pemerintah (pns, bumn, bumd, sekolah, kontraktor kerja sama, dll).

Jadi jika ditarik hubungan dengan scm maka jelas terlihat pada proses pengadaan terdapat aliran uang, informasi, dan barang. Ketika departemen pengadaan bisa memberikan harga dan waktu pembayaran terbaik, maka pengadaan juga menyelamatkan cashflow bisnis selain menekan harga pokok produksi. Ketika informasi mengenai ketepatan waktu pengiriman, ketepatan lokasi pengiriman, ketepatan jumlah, ketepatan kualitas, dsb bisa diberikan dengan baik maka proses akan berjalan dengan lancer, terutama untuk system produksi yang Just In Time.

Peran SCM disini adalah mengolah informasi yang diperoleh dari proses pengadaan (past atau present), kemudian membandingkan dengan proses bisnis (present atau future), dan kemudian memberikan rekomendasi atau meminta bantuan kepada pengadaan untuk melakukan adjustment keadaan terbaik yang perlu ditampilkan oleh departemen pengadaan.