Strategi Pengadaan dan SCM

Pada SCM pengadaan berada pada bagian hulu, atau bisa dikatakan sebagai rantai pertama. Bagaimana strategi pengadaan berpengaruh pada SCM adalah hal yang perlu kita analisa. Pada dasarnya pengadaan bertanggungjawab untuk memastikan raw material / parts yang dibutuhkan tiba tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat kualitas dengan tetap memperhatikan nilai ekonomis. Untuk dapat mengetahui ekonomis atau tidak maka lihat pengaruh harga raw mats pada output proses. Trade off yang selalu terjadi pada proses pengadaan adalah antara harga vs quantity. Selalu.  Oleh karena itu bagaimana mendapatkan harga terbaik untuk mendukung operasi berjalan tanpa gangguan adalah pekerjaan yang tidak sederhana. Bukan sekedar jago nego, jago nawar seperti nawar di pasar. Setiap pelaku pengadaan harus mengerti keadaan pasar komoditas yang akan dibelanjakan (present & future). Ini adalah informasi wajib yang digunakan sebagai dasar negosiasi.  Ingat juga bahwa membangun relasi dengan vendor merupakan hal yang tidak boleh diremehkan. 

Berikut adalah beberapa strategi pengadaan yang saya peroleh dari mbah gugle.

1. Spend analysis
2. Collaborative procurement
3. Procurement strategy and plan
4. Category Management
5. Supplier Relationship Management
6. Supply/Value Chain Analysis
7. Competition
8. e-Procurement
9. Standard Terms and Conditions of Contract
10. Framework agreements
11. Preferred supplier lists
12. Sustainable procurement

Saran saya jangan terjebak pada teori strategi pengadaan, prosesnya sangat tergantung dimana dan untuk siapa kita melakukan pengadaan.  Jadilah kreatif. Kemudian aktif jalin komunikasi dengan bagian costing untuk memastikan apakah harga yang ditawarkan masih masuk dalam biaya operasi. Sebaiknya sebelum proses pengadaan dimulai, sudah dihitung harga maksimal yang akan menjadi patokan untuk deal dengan vendor. Sekedar tambahan proses pengadaan bagi bisnis swasta akan sangat berbeda dibandingkan dengan proses pada instansi yang bersinggungan dengan pemerintah (pns, bumn, bumd, sekolah, kontraktor kerja sama, dll).

Jadi jika ditarik hubungan dengan scm maka jelas terlihat pada proses pengadaan terdapat aliran uang, informasi, dan barang. Ketika departemen pengadaan bisa memberikan harga dan waktu pembayaran terbaik, maka pengadaan juga menyelamatkan cashflow bisnis selain menekan harga pokok produksi. Ketika informasi mengenai ketepatan waktu pengiriman, ketepatan lokasi pengiriman, ketepatan jumlah, ketepatan kualitas, dsb bisa diberikan dengan baik maka proses akan berjalan dengan lancer, terutama untuk system produksi yang Just In Time.

Peran SCM disini adalah mengolah informasi yang diperoleh dari proses pengadaan (past atau present), kemudian membandingkan dengan proses bisnis (present atau future), dan kemudian memberikan rekomendasi atau meminta bantuan kepada pengadaan untuk melakukan adjustment keadaan terbaik yang perlu ditampilkan oleh departemen pengadaan.

Read More

Manufacture SCM & Manajeman Operasi

Dua title yang cukup menarik, karena keduanya terkesan mirip.  Persamaan dari keduanya setelah saya cari adalah keduanya memiliki semangat untuk reduce cost atau semangat efisiensi.

Perbedaannya adalah pada ruang lingkup, manajemen operasi berada pada area “didalam” pabrik, scm memiliki focus di “luar” pabrik.

Di luar maksudnya adalah mulai dari pengadaan, mengelola persediaan raw material, mengelola persediaan finish good, sampai dengan mengelola delivery kepada konsumen at the right time, right place, and right quality.

Di dalam maksudnya lebih kepada melakukan transformasi dari raw material menjadi finish good.

Bagaimana keduanya saling berhubungan tentunya menjadi suatu kunci untuk mendapatkan cost per item yang paling rendah tapi dengan tetap menjaga kepuasan konsumen.

Setelah mengetahui scm dan manajemen operasi secara umum, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana mengaplikasikan nya ke dalam bisnis.

Untuk memperoleh kinerja scm yang baik maka kita perlu mengetahui proses bisnis yang terjadi di mulai dari hulu sampai hilir. Dimulai dari pengadaan sampai dengan delivery kepada konsumen. Pada setiap titik terdapat banyak sekali tools yang dapat kita gunakan.  Salah satu buku yang lengkap dan dapat kita gunakan untuk melihat detail setiap tools yang ada di setiap titik adalah Operations Management yang ditulis oleh Jay Heizer dan Barry Render. Sebuah buku yang toolsnya applicable untuk kita gunakan dan mudah dipahami.

Saya ingin membagikan tools disetiap titik suatu saat nanti, tapi saya perlu waktu dan kesempatan untuk mendalami lebih banyak lagi. Beberapa hal yang masih saya ingat antara lain sebagai berikut.

Dan Lebih banyak lagi.

Kategori proses juga perlu kita kembangkan lebih lagi, untuk kali ini saya coba sampaikan yang masih dekat dengan area manajemen operasi. 

Di artikel berikutnya kita akan coba bahas paling tidak masing2 satu tools yang dapat kita gunakan dalam setiap titik proses. Dan tentu saja karena kita masih bicara mengenai SCM, setiap pembahasan akan coba kita hubungkan dengan aliran informasi, material, dan uang yang ada dilamnya.

@pararamparam

Tebet-2014

Read More

SCM Hulu Migas : Masih Setengah Matang (part. 2)

"SCM yang sejatinya berfungsi utama untuk menekan cost operasi dengan seni akhirnya menjadi fungsi yang “mbuh piye carane” biaya investasi harus kembali." - @pararamparam

Seperti saat kita memasak telur mata sapi. Bisa jadi kita ingin telur kita setengah matang, atau bisa juga kita tidak tahu kalau telur yang kita masak masih setengah matang. Bagian kuning telur tampak sudah matang dari luar, tetapi ketika kita buka ternyata masih setengah matang.

Melanjutkan tulisan sebelumnya (part. 1), rasanya kurang bijaksana kalau saya hanya menghakimi SCM Hulu Migas masih setengah matang. Ada sedikit visi atau tepatnya harapan yang saya tulis di pengujung, tapi rasanya saya perlu kupas lagi apa yang terjadi di dalamnya.  Kali ini saya akan coba membagikan apa yang saya ketahui tentang SCM Hulu Migas dan mengapa bisa muncul keadaan setengah matang berdasarkan pengalaman yang sedang saya alami dan diskusi dengan beberapa relasi.

Pertama kita perlu tahu proses bisnis yang terjadi di Industri Hulu Migas.

Industri Hulu Migas lingkupnya dari eksplorasi sampai menjual minyak mentah. Bagaimana cara pengusaha berinvestasi di Industri ini adalah hal yang membedakan industry ini dengan Industri pada umumnya, apalagi manufaktur. Penanam modal (pemilik bisnis) harus berkontrak dengan Negara (diwakili oleh SKK Migas) untuk dapat memulai kegiatan eksplorasi di Indonesia. Dalam Kontrak tertulis Negara akan meminjamkan Blok (wilayah) tertentu menjadi area kerja investor (Total, Chevron, Conocoophilis, Petronas, Pertamina ep, dll).  Itulah mengapa Investor disebut KKKS (Kontraktor Kontrak Kerja Sama). Semua biaya investasi awal wajib didanai oleh KKKS, hanya jika minyak berhasil ditemukan dan dikomersialkan, maka biaya investasi yang dikeluarkan KKKS akan diganti oleh Negara dalam bentuk minyak dan hasil penjualan minyak dibagi bersama. Tapi, Jika tidak ditemukan minyak pada area kerja yang disewa, atau ditemukan minyak tetapi tidak bisa dikomersilkan, maka biaya investasi menjadi beban KKKS. Luar biasa cerdik kan Negara kita, mau untung tapi ga mau resiko.

Kuncinya adalah penggantian biaya investasi.

Sekali lagi betapa cerdiknya Negara kita, sudah mau untung, Negara juga tidak mau biaya investasi awal yang dikeluarkan oleh KKKS terlalu besar. Maka Negara campur tangan dalam mengatur proses pengadaan dan manajemen asset yang dilakukan oleh KKKS. Intinya supaya Investasi awal bisa dihemat dan jika harus mengganti di belakang, beban Negara tidak terlalu berat. Campur tangan Negara di lakukan dengan adanya Regulasi.

Regulasi Pemenerintah.

Kita tahu bahwa pengadaan dan manajemen asset adalah bagian dari SCM. Dan perlu kita semua tahu Regulasi yang muncul untuk mengatur proses pengadaan dan asset di KKKS itu sangat banyak, bahkan buruknya saling overlapping. Kementrian ESDM, Perindustrian, Keuangan sampai dengan Presiden turut campur memunculkan regulasi tanpa integrasi. Akibatnya pelaku SCM di KKKS seperti di sibukkan oleh semua regulasi yang berlaku. Bahkan Pemerintah juga memaksakan beberapa tatacara kerja instansi pemerintah kedalam KKKS.  Pertanyaannya kemudian menjadi apa yang terjadi jika tidak patuh ?

Sanksi ketika tidak patuh pada Regulasi adalah biaya Investasi yang tidak dapat kembali.

Pemerintah dapat melakukan audit, dan membatalkan klaim atas biaya investasi yang dikeluarkan KKKS apabila KKKS tidak mematuhi Regulasi Pemerintah yang berlaku. Hal ini selain menyibukkan pelaku SCM pada Industri Hulu Migas untuk patuh, juga membuat fungsi SCM Hulu Migas bergeser. SCM yang sejatinya berfungsi utama untuk menekan cost operasi dengan seni akhirnya menjadi fungsi yang “mbuh piye carane” biaya investasi harus kembali.

Pergeseran fungsi SCM ini bisa saja tidak disadari oleh para pelaku di Industri Hulu Migas, bahkan termasuk instansi pemerintah yang seharusnya mampu mengaturnya. Seperti saat kita memasak telur mata sapi, kita merasa sudah memasak dengan cara yang benar, tetapi ketika kuning telur dibuka kita baru mengetahuinya.

Jadi jika saya tarik dengan satu kata maka beban pada SCM Hulu Migas adalah Environment.

Jauh berbeda dengan SCM pada manufaktur dimana pemerintah tidak ikut campur, SCM pada hulu migas hidup pada environment yang penuh dengan peraturan dengan sanksi yang telak. Salah satu kasusnya adalah Bioremidiasi Chevron.

Saya Harap tulisan ini dapat dibaca oleh rekan-rekan pelaku SCM Industri Hulu Migas. Syukur kalau ada rekan dari SKK Migas yang terinspirasi sehingga suatu saat tiba-tiba membawa SCM Hulu Migas untuk  bergerak ke level selanjutnya.

Dan untuk rekan-rekan SCM Industri Hulu Migas yang setuju, yuk mari. Kita tidak harus selalu menunggu angin dari pemerintah.

@pararamparam

tebet - 2014

Read More

SCM Hulu Migas : Masih Setengah Matang (part. 1)

"Kali ini saya melihat SCM Hulu Migas masih setengah matang jika dibandingkan dengan SCM pada manufacture dan matriks SCOR yang dikeluarkan oleh Supply Chain Council." @parararamparam

Supply Chain Council adalah organisasi international non profit (NGO) pada level worldwide yang anggotanya terdiri dari praktisi maupun professional.  Organisasi ini kemudian membuat sebuah tools yang menjadi standart dalam penilaian / pengukuran kinerja SCM. Tools ini disebut dengan Matriks SCOR (Supply Chain Operation Refference).

Baik, mari kita lihat apa yang dilakukan oleh manufacture. Pada dasarnya manufacture melakukan fungsi pengawasan SCM yang lebih dekat dengan Matriks SCOR. Berikut saya coba tunjukkan isi dari Matriks SCOR yang sederhana.

Dari table tersebut dapat kita lihat bahwa pengawasan performa SCM dilakukan dengan lebih menekankan pemenuhan kebutuhan konsumen secara prima dengan merekayasa proses bisnis sehingga diperoleh cost yang efisien.

Keadaan saat ini pada industri hulu migas (upstream), SCM memposisikan USER (engineer dan operation lainnya) sebagai konsumen mereka, sementara itu masih ada konsumen sebenarnya yang membeli Crude Oil. Keadaan ini juga tidak lepas dari pedoman yang dikeluarkan oleh pihak regulator pemerintah (SKK Migas) yang juga membentuk ruang lingkup SCM adalah mememnuhi kebutuhan Engineer dan User operation lainnya, bukan memenuhi Kebutuhan konsumen sebenarnya. Berikut Ilustrasi yang coba saya buat.

Jadi sebenarnya masih ada potensi untuk mengembangkan fungsi SCM pada industry hulu migas di Indonesia. Dengan menempatkan pembeli crude oil sebagai konsumen SCM maka SCM akan memiliki fungsi untuk memastikan delivery kebutuhan engineer, operation, dan konsumen crude oil sebaik baiknya, tetapi dengan tetap memperhatikan efisiensi biaya dalam prosesnya. Sehingga SCM hulu migas akan memiliki fungsi strategis sebagai tangan kanan direktur operation KKKS yang mampu mengawasi revenue dan cost dalam seluruh proses bisnis. Harapannya dengan fungsi yang lebih besar dan strategis ini, maka SCM akan mampu memberikan usulan dan terobosan dalam menjaga ataupun menekan cost per barel yang timbul dalam operasi hulu migas.

Yah barangkali suatu saat akan muncul buku ke 6 PTK 007 yang menjadi panduan untuk melebarkan ruanglingkup SCM KKKS pada hulu migas. Cheers !

note: lanjutan artikel di part. 2

@pararamparam

Tebet – 2014.

Read More